Sinds 25 mei 2018 geldt de AVG. De Algemene Verordening Gegevensbescherming is een privacywet die geldt in de hele Europese Unie (EU). Dankzij de AVG is de bescherming van persoonsgegevens in alle landen van de EU op dezelfde manier geregeld en gelden in elke lidstaat dezelfde regels. In overeenstemming met de AVG volgt hier de relevante informatie over dit onderwerp. Bij Kobudo Venlo trainen leden in (klassieke) krijgskunsten uit Japan.

Inschrijving

Om lid te worden, moet een inschrijfformulier worden ingevuld en ondertekend. Hierop worden de volgende (persoons)gegevens gevraagd:

  1. Achternaam, Voornaam, Woonplaats, Geboortedatum, Geboorteplaats, Disciplines (die getraind worden) – naast het papieren inschrijfformulier worden deze gegevens ook electronisch opgeslagen in de ledenadministratie. Doel is het volgen van de presentie en voortgang van het lid en het kunnen invullen van diploma’s.
  2. Telefoonnummer, E-mail – naast het papieren inschrijfformulier worden deze gegevens ook electronisch opgeslagen, maar gescheiden van bovengenoemde gegevens. Deze gegevens worden gebruikt om leden te kunnen bereiken, via de Whatsapp-groepen van Kobudo Venlo, via e-mail en telefoon.
  3. Adres, Postcode – Deze gegevens worden gevraagd zodat in uiterste geval een lid op het thuisadres kan worden bereikt. Deze informatie wordt alleen op het papieren inschrijfformulier bewaard .
  4. Lichamelijke klachten – als Bijzonder Persoonsgegeven wordt dit alleen op het papieren inschrijfformulier bewaard. Lichamelijke klachten hoeven alleen te worden ingevuld en in zo algemeen mogelijke termen zodat bij lesinhoud hiermee rekening kan worden gehouden. Weliswaar worden leden nooit tot iets gedwongen en ligt daarmee de eindverantwoordelijkheid bij het lid (trainen op eigen risico), Kobudo Venlo streeft ernaar in zijn lessen dat iedereen zijn grenzen verlegt door ze op te zoeken, niet door ze onverantwoord te overschrijden.

Verder worden de volgende gegevens electronisch vastgelegd:

  1. Achternaam, Voornaam, examendata – deze gegevens worden bijgehouden om de voortgang van een lid te volgen en diploma’s te kunnen invullen.
  2. Woonplaats, leeftijd (wordt uitgerekend), disciplines, “Hoe ben je bij Kobudo Venlo terecht gekomen” – deze gegevens worden electronisch opgeslagen en zijn vanuit marketing en historie van belang. Ze worden vastgelegd om te bepalen welke demografische groepen (geografisch en ouderdom) toetraden tot Kobudo Venlo en hoe Kobudo Venlo gevonden werd

Opzegging

Wanneer een lidmaatschap wordt opgezegd, wordt het inschrijfformulier en de gegevens genoemd onder punt 1, 3 en 4 binnen een maand vernietigd.

De data onder punt 2 wordt periodiek opgeschoond (vernietigd) uit de betreffende electronische bestanden.

De data onder punt 5 wordt alleen vernietigd indien een vertrekkend lid hier expliciet om vraagt – in het verleden is het vaker gebeurd dat een oud-lid terugkeert. De data omtrent examens kan dan worden hergebruikt.

De gegevens onder punt 6 worden anoniem opgeslagen en zijn niet meer op een persoon terug te herleiden. Deze data blijft daarmee bruikbaar voor Kobudo Venlo, zonder dat de AVG wordt geschonden.

Beeldmateriaal

Tijdens de lessen en andere evenementen kunnen foto’s en films worden gemaakt waarop leden herkenbaar in beeld worden gebracht. Kobudo Venlo behoudt zich het recht voor om deze zonder expliciete toestemming te gebruiken op haar website en sociale media. Wel worden leden ge├»nformeerd zodra nieuw materiaal is geplaatst en hebben zij daarmee de mogelijkheid per ommegaande of enig ander moment bezwaar in te dienen.

Bezwaar maken kan mondeling of schriftelijk. In beide gevallen zal het betreffende materiaal uiterlijk binnen een week worden verwijderd (onder voorbehoud van verlof of verzuim van verantwoordelijke), gestreefd wordt naar binnen twee dagen.

Voor gebruik in andere media (bijvoorbeeld een folder) zal altijd voorafgaand toestemming worden gevraagd.

Derden

Kobudo Venlo maakt geen gebruik van (sub)verwerkers en deelt geen persoonsgegevens van haar leden met andere organisaties, tenzij hier een wettelijke verplichting voor bestaat.

Verantwoordelijke

M. van der Zanden is verantwoordelijke en aanspreekpunt voor alle zaken rond gegevens en privacy. Hij kan voor of na trainingen of via Whapsapp, mobiel of het contactformulier worden bereikt.